تعريف نظم المعلومات الإدارية
نظم المعلومات الإدارية (Management Information Systems) ويرمز لها اختصاراً بـMIS، عبارة عن أنظمة محوسبة بُنيت لغايات خدمة الإدارة العليا في المنظمات؛ وتمتاز بجمعها ما بين تقنية المعلومات وعلوم الحاسبات والإدارة في آنٍ واحد؛ ويمكننا وصفها بأنها تلك الطريقة المنظمة المستخدمة في استعراض معلومات الماضي والحاضر ذات العلاقة المباشرة بالعمليات الداخلية والآثار الخارجية معاً، وتؤدي دوراً فعالاً في كل من عملية التخطيط والإدارة في قلب المشروع، وتضع المعلومات الضرورية في الوقت المناسب بين يدي متخذي القرارات، وتعرف نظم المعلومات الإدارية أيضاً بأنها سلسلة من العناصر المرتبطة فيما بينها؛ ويكمن الهدف فيها باستقطاب المعلومات في أمر ما سعياً لاتخاذ القرار الأنسب؛ لذلك تعتبر دقة المعلومات ووضوحها حاجة ملحة عند جمعها لضمان نجاح نظم المعلومات الإدارية في تأدية مهمتها على أكمل وجه.
أهداف نظم المعلومات الإدارية
تتخذ نظم المعلومات الإدارية أهميتها من مدى ارتباطها بالواقع العملي للمنشأة؛ لذلك فإنها تحظى بأهمية نذكر منها:
- تعتبر مكوناً رئيسياً وهاماً في المؤسسات والشركات.
- تمثل جزءاً من التطور التكنولوجي الحديث الذي بلغته المنظمة.
- تعتبر كوسيلة محفزة على المنافسة بين مختلف قطاعات العمل.
- تساعد في اتخاذ القرارات الصائبة من خلال توفير المعلومات الدقيقة.
- تؤثر مباشرة على أداء المنشأة؛ بالتزامن مع التأثيرات الاقتصادية التي تحف بها في البيئة التنظيمية.
مراحل نظم المعلومات الإدارية
- جمع البيانات؛ وهي عملية استقطاب البيانات ذات العلاقة بقضية ما واستيرادها من مصادرها الرئيسية لضمان صحتها ودقتها ووضوحها.
- تحليل البيانات.
- إعداد القوائم البيانية.
- اختيار القرار الأنسب من بين مجموعة من القرارات المتاحة بين يدي الجهة المسؤولة عن صنع القرار واتخاذه.
معايير نظم المعلومات الإدارية
- الوضوح والدقة: حيث يتطلب الأمر ضرورة وضوح البيانات المستقطبة ودقتها والتأكد من صحتها.
- حداثة المعلومات: أي الحصول على معلومات حديثة ومستجدة في وقتها أولاً بأول.
- التكاملية: أي وضع كم كافٍ من المعلومات الهامة ذات العلاقة بأمرٍ معين.
- الإيجاز: أي الإتيان بمعلومات موجزة حول المشكلة بالاستثناء أو تكون بمثابة نشاطات مخططة وفقاً للحاجة.
- الارتباط والملائمة :- ويكون ذلك سعياً لإسناد العمل المرجو إنجازه من مسؤولي الإدارة في منشأة ما بالاعتماد على تحليل منظم المعلومات لما بين يديه من معلومات، تسهيلاً لاستغلال هذه المعلومات في مراحل إدارية متعددة.
- وفرة المعلومات :- ويقصد بهذا المعيار أن تكون كل المعلومات التي تحتاجها الإدارة العليا متوفرة ويسهل الحصول عليها بكل يسر عند الحاجة إليها دون تعقيدات.
